PDFMAILER.ARCHIV
Effiziente & sichere Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen
Optimieren Sie Ihre Geschäftsdokumentation mit dem PDFMAILER.ARCHIV, eingebunden in die SoftENGINE ERP-SUITE. Unsere benutzerfreundliche Lösung ermöglicht Ihnen, ein- und ausgehende Dokumente problemlos zu organisieren, zu kategorisieren und blitzschnell wiederzufinden.
Nahtlos integriert in die SoftENGINE ERP-SUITE vereinfacht das PDFMAILER.ARCHIV die Dokumentenverwaltung in Projekten, Kundenbeziehungen, Lieferantenabläufen und mehr.
Archivieren Sie Ihre ausgehenden & eingehenden eRechnungen gesetzeskonform und steigern Sie die Produktivität, indem Sie alle geschäftsrelevanten Daten sicher archivieren und nie wieder den Überblick verlieren.
Belegübernahme aus
Posteingang zur
Belegeingangsprüfung
Ihre Lieferanten übermitteln elektronische Rechnungen, die Sie als Empfänger sowohl archivieren müssen* als auch direkt in Ihrer ERP-SUITE verbuchen möchten.
Unsere Empfehlung hierfür ist das PDFMAILER.ARCHIV. Die Lieferanten senden ihre Rechnungen an eine von Ihnen vordefinierte E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@musterfirma.de), und diese werden automatisch im Archiv gespeichert. Durch die Integration mit der ERP-SUITE werden die Rechnungen hier sofort einem bestimmten Stapel im Bereich “Externer Belegeingang” zugeordnet.
Alle Dokumente können automatisch archiviert und verbucht werden, da wichtige Informationen wie Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten erkannt und Vorschläge für die Verbuchung gemacht werden können.
Die Vorteile des integrierten PDFMAILER.ARCHIVS
Dokumentenverwaltung
PDFMAILER.ARCHIV ermöglicht es Unternehmen, Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge, E-Mailanhänge und andere geschäftsrelevante Unterlagen effizient zu organisieren und zu speichern.
Kategorisierung
Die Möglichkeit, Dokumente nach verschiedenen Kategorien wie Projekten, Kunden, Lieferanten, Artikeln und Prozessen zu archivieren und zu sortieren, erleichtert die Zuordnung und den schnellen Zugriff auf relevante Informationen direkt aus der ERP.
Suchfunktion
Eine Volltext-Suchfunktion im Archiv kann die Wiederfindung von Dokumenten vereinfachen, selbst wenn sie in großen Mengen archiviert sind. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität.
Benutzerfreundlichkeit
Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Nutzung der Archivlösung für alle berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen, unabhängig von ihrem technischen Know-how.
Archivieren & Zuordnen eines
neuen Dokuments
PDFMAILER.ARCHIV ermöglicht das Hinterlegen verschiedener Dokumente wie Lieferanten- oder Kundenverträge, Datenblätter von Artikeln und Projektunterlagen in den relevanten Bereichen der ERP-SUITE (z. B. Adressen, Artikel, Belege oder Projekte). Es organisiert, speichert und macht geschäftliche Dokumente leicht zugänglich.
In den verschiedenen Modulen des ERP-Systems können diese Dokumente je nach Geschäftsprozess gespeichert werden. Durch die Option “Tools” können in jedem relevanten Bereich der ERP-SUITE Dokumente aus dem Archiv verknüpft werden. Dies ermöglicht allen Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Zusatzinformationen und verbessert die Arbeitseffizienz sowie den Informationsaustausch im Unternehmen.
Ihr Nutzen des PDFMAILER.ARCHIVS
Integration in Ihr ERP-System
Aufgrund einer Vollintegration in die SoftENGINE ERP-SUITE wird der Zugriff auf Dokumente, die im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen stehen, erleichtert.
Datensicherheit
Die Archivierung von Dokumenten stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Bitte beachten Sie, dass alle elektronisch eingehenden Rechnungen archiviert werden müssen.
Versionskontrolle für Dokumente
PDFMAILER.ARCHIV bietet eine umfassende Versionierungsfunktion, um alle Änderungen und Revisionen von Dokumenten im Laufe der Zeit festzuhalten.
Zugriffsrechte & Berechtigungen
Die Möglichkeit, Zugriffsrechte und Berechtigungen festzulegen, stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Archivieren eines Dokuments
welches bereits in der ERP
verwaltet wird
Die Verwendung von ERP-Tags erleichtert das automatisierte Archivieren von Dokumenten aus der ERP-SUITE. Dies geschieht z. B. automatisch bei der Belegerstellung im Waren- und Wareneingangsbereich sowie während der Kommunikation mit Geschäftspartnern. Dadurch können alle erstellten Belege einfach und schnell archiviert werden, wobei die Dokumente genau dem entsprechenden Archivbereich zugeordnet werden.
Dies optimiert die Archivierung und gewährleistet eine präzise Zuordnung aller relevanten Informationen in der ERP-SUITE und im PDFMAILER.ARCHIV.
Auch Warenein- und -ausgangsbelege, die per Mail, ZUGFeRD oder eRechnung versendet werden, können automatisch im entsprechenden Archivordner abgelegt werden.
Warum benötige ich unbedingt ein Archiv?
Integrität und Authentizität
Elektronischen Rechnungen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar und manipulationssicher aufbewahrt werden.
Formate und Struktur
Die Rechnungen müssen im Originalformat oder einem gleichwertigen Format aufbewahrt werden, um ihre Integrität und Authentizität sicherzustellen. Es ist wichtig, dass die Struktur der elektronischen Rechnung (z.B., im XML-Format) erhalten bleibt, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Aufbewahrungsfristen & Nachvollziehbarkeit
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 10 Jahre.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sind und im Bedarfsfall vorgelegt werden können.
Sicherheitsmaßnahmen
Um die Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie digitale Signaturen oder Zeitstempel angewendet werden.
Zugriff und Verfügbarkeit
Die elektronischen Rechnungen müssen jederzeit verfügbar und zugänglich sein, insbesondere für Prüfungen durch Finanzbehörden.
Sie haben Fragen oder wollen mehr erfahren?
Zugeordnete Dokumenteim
Archiv anzeigen / öffnen
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich bei einem Kunden oder Lieferanten und benötigen alle Informationen zur Adresse. Mit nur einem Mausklick können Sie alle im PDFMAILER.ARCHIV hinterlegten Dokumente zum entsprechenden Geschäftsvorfall öffnen und haben so stets alle relevanten Informationen im Zugriff.
Diese Funktion steht nicht nur für Adressinformationen zur Verfügung, sondern kann aus allen relevanten ERP-Bereichen genutzt werden. Dadurch wird ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf sämtliche Unterlagen ermöglicht, was die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Arbeit erheblich steigert.
Weitere Einblicke in das
PDFMAILER.ARCHIV, implementiert
in der SoftENGINE ERP-SUITE
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