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Betriebsprüfung
Verfahrensdokumentation: Essenziell für jedes Unternehmen
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist seit 2015 Pflichtbestandteil für jedes steuerpflichtige Unternehmen, welches Bilanzen oder Einnahme-/Überschussrechnungen erstellt und Prozesse EDV-gestützt abbildet – spätestens jedoch seit 2019 und den Anpassungen der Regeln durch das BMF. Viele Unternehmen unterschätzen eine solche Verfahrensdokumentation obwohl diese Unterlagen ein wichtiger Bestandteil im Falle einer Betriebsprüfung sein können.
Unabhängig von Vorschriften kann eine solche Dokumentation einen wichtigen Beitrag in der täglichen Arbeit leisten und den Anwendern benötigte Informationen und Entscheidungshilfen bereit stellen.
Aufzeichnung
aller Verfahren
Aufzeichnung eingesetzter
Software-Lösungen & Änderungen
Organisatorische
Anwenderdokumentation
Dokumentation eingesetzter
technischer Infrastrukturen
Verfahrensdokumentationen sicher & effektiv erstellen
Eine Verfahrensdokumentation ist immer ein Prozess, der ständigen Anpassungen unterliegt. Um sie zu erstellen, sollten unbedingt Werkzeuge zur Verfügung stehen, welche bei der Erstellung und Aktualisierung einer solchen Dokumentationen unterstützen.
Die Software-Dokumentation selbst ist nur ein minimaler Bestandteil der Verfahrensdokumentation und enthält immer nur einen – nicht ganz aktuellen – Standard. Das Handbuch bzw. die Hilfefunktion reichen im Falle einer Betriebsprüfung unter Umständen nicht aus.
Notwendig ist die Aufzeichnung aller verwendeten Verfahren, eingesetzten Softwarelösungen & Änderungen sowie neben der organisatorischen Anwenderdokumentation auch eine eingesetzte technische Infrastruktur.
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Verfahrensdokumentation direkt im laufenden Betrieb erstellen
SoftENGINE unterstützt die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit einem speziellen Tool. Dieses ermöglicht im laufenden Betrieb eine einfache Erfassung und Dokumentation der Vorgänge und Entscheidungsprozesse und zwar genau an der Stelle in der Software, wo der jeweilige Prozess ausgeführt oder eine zu dokumentierende Entscheidung getroffen wird.
Diese Informationen werden Anwendern auch direkt im jeweiligen Arbeitsschritt innerhalb der Software sozusagen punktgenau zur Verfügung gestellt.
Alle Vorgänge, Programmänderungen & -anpassungen lassen sich so laufenden Betrieb protokollieren, dass bei regelmäßiger Pflege quasi nebenbei eine komplette Verfahrensdokumentation aufgebaut wird!
Mit den in der SoftENGINE ERP integrierten Funktionen kann bei regelmäßiger Pflege eine komplette Verfahrensdokumentation aufgebaut werden – im laufenden Betrieb und genau an den Stellen, an denen sie gebraucht wird. Das zusätzliche Einbeziehen der SoftENGINE Hilfe-Artikel im Wiki und der Software-Dokumentation stellt sicher, dass bei ein Prüfung alle benötigten Dokumente zur Verfügung stehen.
Wird während einer Prüfung nach der Verfahrensdokumentation gefragt, kann zunächst auch auf die Standard-Software-Dokumentation verwiesen werden. Da jedoch auch Änderungen der Software protokolliert werden müssen, stellen wir sogenannte Change-Logs im SoftENGINE-Wiki zur Verfügung. Alle relevanten Veränderungen werden hier dokumentiert. Pünktlich kurz nach Monatsende wird ein neuer Artikel zur Verfügung gestellt.
Partner oder Anwender können im Falle einer Prüfung einen Zugang anfordern: SoftENGINE gewährt dann einen temporären Zugang zum Wiki- System. So wird das Wiki zum wichtigen Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Gesetzliche Anforderungen:
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Prozesse und Abläufe zu dokumentieren, insbesondere im Finanz- und Steuerbereich. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass das Unternehmen den Anforderungen der Steuerbehörden gerecht wird und im Falle von Prüfungen gut vorbereitet ist.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Die Verfahrensdokumentation bietet eine klare Übersicht über betriebliche Prozesse, was die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Handlungen erleichtert. Im Falle von Unstimmigkeiten oder Fehlern kann die Verfahrensdokumentation als Referenz dienen, um die Ursachen zu identifizieren und zu beheben.
Qualitätssicherung:
Standardisierte und dokumentierte Prozesse helfen, die Qualität der Ergebnisse zu sichern und zu verbessern. Sie unterstützen die Einhaltung von Qualitätsstandards und Normen, z.B. ISO-Zertifizierungen.
Schulung und Einarbeitung:
Neue Mitarbeiter können mithilfe der Verfahrensdokumentation schneller und effizienter eingearbeitet werden. Sie dient als Schulungsunterlage, um bestehendes Wissen zu bewahren und weiterzugeben.
Funktionen
Mit den Funktionalitäten der SoftENGINE Verfahrensdokumentation wird die Erstellung der Dokumente einfacher, Anwender erhalten alle nötigen Informationen sozusagen „just in time“ und Prüfungsvoraussetzungen werden ganzheitlich erfüllt.
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Noch mehr Prozesse durch Wissen verbessern: SoftENGINE Service Portal
Anwender der SoftENGINE ERP. ziehen vor allem dann den kompletten Nutzen für das eigene Unternehmen, wenn Prozesse & Abläufe in der Software bekannt sind und das System beherrscht wird. Effizienteres Arbeiten ist so ohne lange Projektlaufzeiten bei der ERP-Einführung oder der Schulung neuer Kollegen & Mitarbeiter realisierbar.
Unser Ziel ist es, transparent zu arbeiten und Know-How zu vermitteln, damit Sie als Anwender schneller produktiv sind und auf optimalen Wege Ihre Ziele erreichen. Hierbei hilft Ihnen SoftENGINE.me als Service-Web-Portal. Kunden und Partner erhalten innovative Services, Schulungen, Kurse sowie gezielte Informationen zu Produkten und Events: und das fortlaufend aktualisiert und übersichtlich gebündelt an einem zentralen Ort.
Erleben Sie die SoftENGINE Serverprozesse in den Online-Seminaren. Auf der SoftENGINE.me Plattform …
- lernen Sie die Software besser kennen
- bekommen auf Fragen direkte Antworten im Seminar
- holen so das Maximum aus ihrer ERP heraus
- bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand
- optimieren sie Ihre Geschäftsprozesse
Überzeugen Sie sich selbst und beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse!
