Automatisierter Rechnungseingang mit der SoftENGINE ERP-SUITE
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten XML-Format zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Diese gesetzliche Vorgabe betrifft sämtliche Branchen und Unternehmensgrößen. Die gute Nachricht: Die technische Umsetzung lässt sich effizient und zuverlässig realisieren – unter anderem mit den Funktionen der SoftENGINE ERP-SUITE in Kombination mit Lösungen wie dem PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx.
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Rechtlicher Hintergrund der E-Rechnungspflicht
Die neue Pflicht schreibt vor, dass Rechnungen nicht nur digital übermittelt, sondern auch elektronisch weiterverarbeitet werden müssen. Gängige Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglichen dabei eine strukturierte Übertragung der Daten. Einfache PDF-Dateien ohne XML-Anhang reichen nicht mehr aus.
Ziel der Regelung ist es, Prozesse in der Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren, die Datenqualität zu erhöhen und Medienbrüche zu vermeiden.
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Technische Unterstützung durch die ERP-SUITE und PDFMAILER.ARCHIV
Die SoftENGINE ERP-SUITE stellt eine Reihe von Funktionen bereit, mit denen sich der Rechnungseingang automatisieren lässt. Eine zentrale Rolle spielt dabei das PDFMAILER.ARCHIV, eine Lösung des Anbieters gotomaxx, das vollständig in die ERP-Umgebung integriert werden kann.
Diese Kombination ermöglicht unter anderem:
✔ den automatisierten Empfang von E-Rechnungen über eine zentrale E-Mail-Adresse,
✔ die Extraktion wichtiger Rechnungsdaten (z. B. Rechnungssteller, Betrag, USt-ID, Buchungsinformationen),
✔ die direkte Übergabe an die Belegeingangsverwaltung der ERP-SUITE,
✔ sowie eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD-Richtlinien.
Rechnungen lassen sich dabei automatisiert einem bestimmten Belegstapel oder Lieferantenordner zuordnen – auch das ist über die Konfiguration der Archivierungssysteme möglich.
Ablauf der automatisierten Verarbeitung
Ein typischer Workflow in der SoftENGINE ERP-SUITE könnte wie folgt aussehen:
- Empfang der Rechnung per E-Mail – z. B. an eine dedizierte Adresse wie rechnung@unternehmen.de im Mailarchiv
- Archivierung im PDFMAILER.ARCHIV, wo die XML-Daten aus einer E-Rechnung ausgelesen und bei einer X-Rechnung visuell validiert werden können.
- Zuordnung zum Belegstapel „Externer Rechnungseingang“ innerhalb der ERP-SUITE.
- Datenextraktion und Buchungsvorschlag – inklusive Plausibilitätsprüfung.
- Übernahme in die Finanzbuchhaltung mithilfe von Assistenten.
- Ablage in strukturierten Lieferantenordnern zur späteren Recherche und Nachvollziehbarkeit.
Vorteile aus organisatorischer Sicht
Die Einführung einer automatisierten E-Rechnungsverarbeitung bietet nicht nur Compliance-Sicherheit, sondern auch konkrete betriebswirtschaftliche Vorteile:
- Zeitgewinn durch Reduktion manueller Arbeitsschritte,
- weniger Übertragungsfehler durch systemgestützte Datenübernahme,
- schnellere Verfügbarkeit buchungsrelevanter Informationen,
- geringere Kosten bei der Bearbeitung hoher Belegvolumina,
- verlässliche Archivierung im Einklang mit den GoBD,
- und verbesserte Transparenz über Bearbeitungsstände und Rechnungswege.
Darüber hinaus kann die SoftENGINE ERP-SUITE auch mit bereits bestehenden Archivsystemen kombiniert werden – solange diese die technischen Anforderungen für E-Rechnungen erfüllen.
Praktische Hinweise für die Umsetzung
- Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein.
- Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit strukturierten E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung).
- Prüfen Sie, ob Ihr Archivierungssystem revisionssicher arbeitet.
- Testen Sie die Integration von PDFMAILER.ARCHIV in Ihre ERP-Umgebung, um Prozessketten vollständig zu digitalisieren.
- Nutzen Sie vorhandene Assistenten und Workflows in der ERP-SUITE zur effizienten Weiterverarbeitung.
Fazit
Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen ist längst nicht mehr Zukunftsmusik, sondern seit Januar 2025 gesetzlich vorgeschrieben. Die Kombination aus der SoftENGINE ERP-SUITE und dem PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx bietet Unternehmen die Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern daraus auch betriebliche Vorteile zu ziehen.
Durch eine durchgängig digitale Verarbeitung vom Eingang bis zur Buchung entstehen schnellere Abläufe, geringere Kosten und mehr Transparenz – ein Gewinn für jede Buchhaltung.
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