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Passt die ERP-SUITE zu Ihrem Unternehmen?

Machen Sie jetzt den kostenlosen, KI-gestützten ERP-Check und erfahren Sie in wenigen Minuten, welche Module der ERP-SUITE zu Ihrem Unternehmen passen.

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SoftENGINE Warenwirtschaft

Mit einem zentralen Steuerungssystem für:
Einkauf, Lager, Logistik und den generellen Warenfluss.

Jetzt die SoftENGINE
Warenwirtschaft entdecken! 

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Alle Prozesse im Blick

Die SoftENGINE ERP Warenwirtschaft ist Teil einer umfassende ERP-Lösung, die speziell für den Einsatz in Handelsunternehmen entwickelt wurde. Mit einer Vielzahl an Funktionen und Modulen unterstützt sie Unternehmen bei der Optimierung und Steuerung ihrer Warenwirtschaftsprozesse.

Die SoftENGINE Warenwirtschaft ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Lebenszyklus ihrer Produkte effizient zu verwalten – angefangen bei der Beschaffung und Lagerverwaltung über den Verkauf bis hin zur Auslieferung. Sie bietet umfangreiche Funktionen für die Verwaltung von Artikelstammdaten, Einkaufs- und Verkaufsprozessen, Bestandsführung, Auftragsabwicklung, Lieferantenmanagement, Rechnungswesen und vieles mehr.

Illustration eines Lagerbetriebs mit Regal und Gabelstapler

Kurz & Knackig: Einblicke in die SoftENGINE Warenwirtschaft

Belegverlauf in der ERP-SUITE

ERP-Routenplaner

Auswertungen & Selektionen

Management-Informationssystem

ReDesign Belegbearbeitung

Die verbesserte Belegbearbeitung im Bereich der Warenwirtschaft in der SoftENGINE ERP-SUITE bietet Handelsunternehmen mehrere Vorteile:

Effizienzsteigerung: Durch die strukturierte und übersichtliche Aufteilung der Belegbearbeitung in Karteikarten können Informationen schneller gefunden und bearbeitet werden. Dies führt zu einer effizienteren Abwicklung von Aufträgen und Prozessen.

Individualisierungsmöglichkeiten: Die Bedienoberfläche der Belegbearbeitung kann vom Benutzer nach seinen individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Dadurch kann jeder Benutzer die für ihn relevanten Funktionen und Tools als „Favoriten“ hinzufügen und somit seine Arbeit weiter optimieren.
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Screen der SoftENGINE ERP-SUITEzum Thema Belegerfassung

Funktionen im Überblick Warenwirtschaft (WAWI)

Artikel - die (Daten)-Basis für alle Aktivitäten in der Warenwirtschaft
  • Attribute ermöglichen eine individuelle Artikelbeschreibung inkl. der Zuordnung von Mediendateien wie z.B. Bilder, Sound, Videos und PDFs
  • Attributgruppen organisieren Artikelbeschreibungen
  • Adress-Artikel-Verknüpfungen ermöglichen kunden- und lieferantenspezifische Preise, Artikelnummern und -bezeichnungen sowie die Anwendung spezieller Einheiten
  • Verpackungs- und Lagereinheiten erleichtern den Umgang mit verschiedenen Losgrößen im Ein- und Verkauf
  • Folge-, Drauf und Dreingabe- und Infoartikel werden für die Abbildung von Verkettungen, zeit- und mengenabhängigen Zugaben, Pfand- und Aufschlagsberechnungen benutzt
  • Preise mit Preisstaffeln und Preislisten bilden selbst komplexe Preisberechnungen ab
  • Bezugsquellen, Einkaufsbedingungen und Bedarfskriterien bilden die Grundlage für Bestell- und Einkaufsvorgänge bis hin zu automatischen Bestellvorschlägen
  • Stücklisten in verschiedenen Ausführungen organisieren die Zusammenstellung von Artikel, Artikelsets und Montagen
  • Artikelgruppen ordnen Artikel und erleichtern die Zuweisung von Vorgaben, Verhaltensweisen und Berechnungskriterien
  • Kataloge und Kategorien sind die perfekte Organisationsgrundlage sowohl für Shopanwendungen, wie auch für Kassenanbindung, Cross-Selling und Marketingaktivitäten
  • Artikelchecklisten unterstützen bei der Verwaltung und Bearbeitung von Artikeln
  • Kontenzuordnungen garantieren exakte Buchungen bei steuerlich verschiedenartigen Ein- und Verkaufsvorgängen im In- und Ausland.
  • Artikeltexte stehen für umfangreiche Beschreibungen sowohl als reiner Text wie auch mit RTF- und HTML-Formatierung zur Verfügung
Lager - die Ordnung, klare Abläufe und Nachvollziehbarkeit
  • Dynamische Lagerverwaltung bis auf Platzebene optimiert Lager- und Pick-Prozesse
  • Funktionelle Lagerarten – z.B. Haupt-, Reparatur- Sperrlager) regeln mögliche Vorgänge
  • Konsignationslager bilden Lagerführungsprozesse beim Kunden ab
  • Lieferanten- und Speditionslager erlauben das lager-Outsourcing
  • Inventurmodelle und Bewertungen für eine effektive Inventurdurchführung
  • Prüfungs- und Analysetools unterstützen die Lagerführung und Optimierung
Belege - für alle adressbezogenen Vorgänge gerüstet
  • Standard Beleggruppen wie Bestellung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift
  • Zusätzliche individuelle Belegarten bilden Ihre spezifischen Vorgänge ab
  • Belegwandlungen und Duplizieren von Belegen sind Basis für Belegläufe im Unternehmen
  • Umfangreiche Belegkriterien definieren, wie sich Belege verhalten, welche Buchungsvorgänge ausgelöst werden und erlauben Freigaben und Prüfungen
  • Berechtigungen sichern autorisierte Vorgänge
  • Interne Belege lassen sich für allgemeine Betriebsabläufe mit Artikeln und Leistungen nutzen
  • Die Belegstruktur ist bereits für Streckengeschäfte vorbereitet
Adressen - wichtige Daten für Vorgänge, Buchungen und Kommunikation
  • DSGVO-konforme Erfassungsmasken
  • Ansprechpartnerverwaltung mit Funktionszuordnungen
  • Einordnung als Kunden, Lieferanten und Interessenten
  • Adressbeziehungen bilden Verflechtungen zwischen den einzelnen Adressen ab
  • mehrfache Lieferadressen bis hin zu Projektadressen stehen zu Ihrer Verfügung
  • Rechnungsadressen und abweichende Buchungsadressen bereiten die Übernahme in die Finanzbuchhaltung vor
  • SEPA-Mandate und Bankdaten bilden die Grundlage für Zahlungsvorgänge
  • Durch Zuordnung von Konditionen und Rabattmodellen lassen sich Ihre eigenen Preisvergabe-Richtlinien abbilden
  • Das Adress-Informationssystem gibt Auskunft über alle mit der Adresse verbunden Vorgänge, insbesondere über Artikel, Preise, Mengen

 

Verfahrensdokumentation

In Regelungen der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vorgeschrieben. Mit der SoftENGINE ERP Verfahrensdokumentation ermöglichen wir eine einfache Verfahrens-Erfassung & Dokumentation. Alle Programmänderungen & -anpassungen werden protokolliert, so dass bei regelmäßiger Pflege eine komplette Verfahrensdokumentation aufgebaut werden kann! Aber auch im Falle einer Betriebsprüfung erfolgt ein einfacher Zugang zum System, um auf alle relevanten Daten zugreifen zu können. Die Notwendigkeit hierfür zeigt sich vor allem darin, dass jedes Unternehmen verpflichtet ist, alle verwendeten Verfahren, eingesetzte Software & Änderungen sowie neben der organisatorischen Anwenderdokumentation auch seine eingesetzte technische Infrastruktur aufzuzeichnen.

Ereignisdatenbank

Die Ereignisdatenbank stellt eine 100%ige Nachvollziehbarkeit Ihrer Daten und aller Änderungen jedes Mitarbeiters zur Verfügung und kann – je nach Berechtigung – auch Schritt für Schritt rückgängig gemacht werden.

Screen der SoftENGINE ERP-SUITE zum Thema Zahlungskonditionen

ReDesign Zahlungskonditionen

Die SoftENGINE ERP-SUITE bietet eine verbesserte Übersichtlichkeit und schnellere Ein- und Ausblendung von Zahlungskonditionen. Es besteht die Möglichkeit, Favoriten für häufig verwendete Zahlungskonditionen anzulegen. 
Die Anwendbarkeit der Zahlungskonditionen kann nun explizit je nach Verwendungsart (für Kunden, Lieferanten oder beide) festgelegt werden. Es stehen weiterhin Tools zur Verfügung, um Zahlungsbedingungen zu löschen, zu ersetzen oder zu vergleichen.
Dies erleichtert die Verwaltung und Administration der Zahlungskonditionen. Die Zahlungskonditionen sind sowohl in den Basisdaten der Finanzbuchhaltung als auch der Warenwirtschaft zu finden.

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Ergonomie, Effektivität und Individualität

Bedienkonzept - klare Strukturen und vielfältige Möglichkeiten
  • Durchgängige Menüstruktur – schnell finden, effektiv arbeiten
  • Assistenten führen den Anwender bei komplexen Vorgängen
  • Tabellenfunktionen nutzen Sie, um Übersichten in Tabellenform zu Filtern, Sortieren, Gruppieren, Exportieren und über Druckassistenten auszudrucken
  • Selektionspools ermöglichen die Aufbereitung von Datensätzen, Filterungen, deren Auswertung, Massendatenänderung sowie automatisierten Bearbeitung (z.B. Sammeldrucke, Sammelbelegübernahmen, Stammdatenprüfungen)
  • Favoriten bieten den schnellsten Weg zu Funktionen, Datenbereichen, einzelnen Datensätzen (z.B. speziellen Adressen oder Belegen) und Auswertungen
Designer - zentrale Plattform für Anpassungen
  • Maskendesign – Felder in der Datenbank hinzufügen, auf Masken anzeigen, automatische Funktionen, Auswahlkriterien und als Listen und aus der Basis von Datenbankzugriffen hinzufügen
  • Bedienerspezifisches Design ermöglichen genau auf die Abläufe eines Arbeitsplatzes zugeschnittene Änderungen
  • Mittels des Listen- und Formulardesigns werden die zahlreich vorhandenen Auswertungen und Formulare individualisiert
  • Ereignisgesteuerte Berechnungen ermöglichen als sogenannte Kalkulationen umfangreiche Berechnungen und Datenzuweisungen zum Beispiel innerhalb von Belegen, Belegpositionen und beim Importieren von Daten
Workflow Manager - integrierte Entwicklungsumgebung eigene Anwendungen
  • Individuelle Datenbanken – eigene Datenbanken definieren und an beliebiger Stelle in der Softwarelösung anwenden
  • Eventscripts führen Ihre eigenen Programmschritte beim Eintreten eines Ereignisses automatisch aus
  • Mit MEMTABs bauen Sie eine Matrix von Werten auf, die Ihnen hilft, komplizierte Berechnungen und Auswertungen in kurzer zeit durchzuführen
Standard-Schnittstelle - die universelle Möglichkeit des Datenimports
  • Einheitliche Schnittstellendefinition ermöglicht den Datenimport in alle Bereiche der Software mit gleichem Aufbau und Logik
  • Durch die Option manueller/Automatischer Import steuern Sie, wann und wie ein Import gestartet wird – z.B. auch automatisiert in festgelegten Intervallen
  • Zusammengesetzter Datenimport lässt es zu, dass eine Importdatei Daten für unterschiedliche Datenbereiche enthält – also beispielsweise Kundendate + Artikeldaten + Belegdaten

Abo- und Vertragsverwaltung

Die SoftENGINE ERP-SUITE ermöglicht die Verwaltung von Abonnements und Verträgen. Sie können automatische Abrechnungen in einem frei definierbaren Intervall erstellen und die abzurechnenden Artikel in Vorgaben erfassen und einstellen. Änderungen an den Verträgen können in neuen Vorgabenbelegen erfasst und zu einem gewünschten Datum automatisch umgeschaltet werden. Es besteht die Möglichkeit, Einzelrechnungen und Sonderberechnungen auf einer Vorgabe zu erstellen. 
Darüber hinaus können bis zu 3 Servicepartner pro Abo und Vertrag hinterlegt werden, für die eine automatische Gutschriftsausschüttung möglich ist. Die Verwaltung bietet umfangreiche Informationen zu den erstellten Rechnungen und den Gutschriften für die Servicepartner. Eine detaillierte Übersicht liefert Informationen über die erstellten und gutgeschriebenen Beträge in der Abo- und Vertragsverwaltung der
SoftENGINE ERP-SUITE.
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Screen der SoftENGINE ERP Suite zum Thema Abo- und Vertragsverwaltung

Zusammenarbeit, Integration und gemeinsame Daten

Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, CRM, BPM und Kasse arbeiten optimal zusammen.

Insgesamt bietet die SoftENGINE Warenwirtschaft eine leistungsstarke Lösung für Handelsunternehmen, um ihre Warenwirtschaftsprozesse effizient zu steuern, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen

Infografik als Kreislauf für Unternehmensprozesse

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Bestellwesen & Einkauf

Bestellwesen einfach gemacht

Lieferantenbestellungen durchführen, optimieren und überwachen.
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Belegwesen inkl. EU-OSS

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Intuitive Funktionen für Belegerfassung & Versteuerung
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Liefersystem

Lagern. Picken.Packen. Kommissionieren

Zufriedene Kunden durch optimierte Workflows
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FAQ

Die SoftENGINE Warenwirtschaft ist ein zentrales Modul der SoftENGINE ERP-SUITE, das speziell für
kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht die effiziente Verwaltung
und Steuerung des gesamten Warenflusses in Ihrem Unternehmen.

Hauptfunktionen der Warenwirtschaft:

Kernbereiche:

  • Bestellwesen: Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses und der Lieferantenbeziehungen
  • Belegwesen: Umfassende Belegverwaltung mit Automationsfunktionen und EU-OSS‑konformer Versteuerung
  • Lagerverwaltung: Bestandsführung, Lagerstrukturen, Kommissionierung sowie Warenein- und -ausgang.
  • Liefersystem/Logistik: Auslieferung, Versandabwicklung, Packprozesse und Fehlermeldungs-Handling an der Packstation.
  • Stücklisten: Verwaltung von Produktzusammensetzungen, Varianten und PPS-Anbindung
  • Artikelstammdaten: Zentrale Pflege aller Produktdaten als Basis für alle WaWi-Prozesse.
  • Verkaufsprozesse: Auftragsabwicklung, Auslieferung und Rechnungsstellung
  • Lieferantenmanagement: Verwaltung und Bewertung von Lieferantenbeziehungen
  • Informationssystem/Analysen: Selektionen, Auswertungen und Management-Informationssystem für Entscheidungen.

Die Lösung eignet sich besonders für:

  • Handel (Einzel-, Groß-, Fachhandel)
  • Produktion (Stücklisten, PPS)
  • Dienstleistung (Projekt- und Ressourcenmanagement)
  • E-Commerce (Integration von Online-Shops wie Shopware)10.

Die modulare Struktur ermöglicht eine flexible Anpassung an branchenspezifische Anforderungen11.

Intelligente Unterstützung:
Die Warenwirtschaft bietet smarte Assistenzfunktionen für Einkauf und Lager, darunter:

  • Automatisierte Bedarfsermittlung
  • Clevere Bestellvorschläge
  • Unterstützung bei Wareneingang und -ausgang
  • Intelligente Lagersteuerung

Integration und Zusammenarbeit:
Die Warenwirtschaft ist nahtlos mit anderen Modulen der ERP-SUITE verbunden, wie CRM, Finanzwesen
und Business Process Management. Dies ermöglicht eine durchgängige Datennutzung und verbessert
die Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen für mehr Effizienz und Transparenz

Die Warenwirtschaft lässt sich flexibel an Ihre individuellen Geschäftsprozesse und
branchenspezifischen Anforderungen anpassen, sodass Sie optimal für Ihr Unternehmen arbeitet.

Warenwirtschaftssystem (WAWI)

Warenwirtschaft in ERP-Systemen verwaltet alle Warenströme digital – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zum Verkauf. Das System führt Bestände in Echtzeit, erstellt automatische Bestellvorschläge, optimiert Lagerkosten und integriert Lieferanten sowie Kunden nahtlos.

Kernfunktionen umfassen: Bestandsführung mit sofortiger Buchung aller Bewegungen, laufwegoptimierte Kommissionierung, automatische Inventur-Unterstützung und Disposition basierend auf Verbrauchsprognosen. Alle Prozesse sind miteinander vernetzt – vom Wareneingang über die Bedarfsplanung bis zur Auslieferung.

Ergebnis: 40% reduzierte Lagerkosten, 98% Lieferfähigkeit und vollständige Prozesstransparenz ohne Medienbrüche.

ERP-System (Enterprise Resource Planning)

Ein ERP-System ist eine umfassendere Lösung, die verschiedene Unternehmensbereiche integriert.
Bei SoftENGINE umfasst die ERP-SUITE:

  • Warenwirtschaft als einen Kernbereich
  • Finanzbuchhaltung (FIBU), Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung
  • CRM (Customer Relationship Management)
  • BusinessProzessmanagement
  • Weitere Geschäftsprozesse und Module

Der wesentliche Unterschied

Das Warenwirtschaftssystem ist Teil des ERP-Systems. Die SoftENGINE Warenwirtschaft ist in die
umfassende ERP-Lösung integriert und arbeitet mit anderen Modulen zusammen. So werden
beispielsweise Belege aus der WAWI auch in der FIBU verarbeitet, und es gibt Schnittstellen zwischen
den verschiedenen Bereichen.

Ein ERP-System bietet also eine ganzheitliche Unternehmenslösung, während ein
Warenwirtschaftssystem sich primär auf den Warenfluss fokussiert.

Die SoftENGINE Warenwirtschaft ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet, die
Wert auf eine flexible, anpassbare und umfassende ERP-Lösung legen. Sie richtet sich an Unternehmen
aus verschiedenen Branchen, darunter:

  • Handel: Für Unternehmen, die Waren einkaufen, lagern, verkaufen und versenden. Die Lösung
    unterstützt effiziente Lagerverwaltung, Bestellwesen und Belegmanagement.
  • Produktion: Besonders geeignet für produzierende Unternehmen, da Funktionen wie
    Variantenfertigung, Stücklistenverwaltung und Produktionsplanungssysteme (PPS) integriert
    sind. Automatische Materialdisposition und Produktionsüberwachung helfen, Lieferzeiten zu
    reduzieren.
  • Dienstleistung: Auch Dienstleister profitieren von der individuellen Anpassbarkeit und der
    Möglichkeit, branchenspezifische Prozesse abzubilden.
  • E-Commerce: Die Integration von Online-Plattformen wie Shopware oder WooCommerce
    ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Bestellungen, Versand und Lager – ideal für
    Onlinehändler.

Vorteile für diese Unternehmensgruppen sind:

  • Individuelle Anpassung an branchenspezifische Anforderungen
  • Automatisierte Prozesse zur Effizienzsteigerung
  • Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
  • Zukunftssicherheit durch regelmäßige Updates und gesetzeskonforme Anpassungen

Die SoftENGINE ERP-SUITE ist somit ideal für Unternehmen, die eine Lösung suchen, die mit ihnen
wächst und sich flexibel an ihre Prozesse anpassen lässt – egal ob im Handel, in der Produktion, im
Dienstleistungsbereich oder im E-Commerce.

Die SoftENGINE Warenwirtschaft steuert und optimiert zentrale Geschäftsprozesse rund um den
Warenfluss in Handelsunternehmen. Zu den Hauptprozessen gehören:

  • Einkauf und Bestellwesen: Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses, von der Bestellung
    bis zum Wareneingang.
  • Lagerverwaltung: Effiziente Steuerung und Überwachung von Lagerbeständen, inklusive
    Bestandsführung und Nachverfolgung.
  • Verkaufsprozesse: Abwicklung von Aufträgen, Auslieferungen und Rechnungsstellung.
  • Lieferantenmanagement: Verwaltung und Bewertung von Lieferantenbeziehungen.
  • Stammdatenverwaltung: Zentrale Pflege aller relevanten Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- &  Produktdaten als Basis für
    sämtliche Warenwirtschaftsprozesse.
  • Belegmanagement: Strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung von Belegen, inklusive
    individueller Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche.
  • Informationssystem: Umfassende Analyse- und
    Selektionsmöglichkeiten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.

Die SoftENGINE Warenwirtschaft ist modular aufgebaut und lässt sich individuell an die Bedürfnisse des
Unternehmens anpassen. Sie unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Produkts – von der
Beschaffung über Lagerung und Verkauf bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung

Die SoftENGINE Warenwirtschaft unterstützt Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit einer modularen, anpassbaren ERP-Lösung, die zentrale Prozesse durchgängig abbildet und automatisiert.

Für Handelsunternehmen

  • Einkauf & Disposition: Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses bis zum Wareneingang; automatische Bedarfsermittlung und clevere Bestellvorschläge.
  • Lager & Logistik: Bestandsführung, effiziente Lagerverwaltung und Nachverfolgung des Warenflusses von der Beschaffung bis zur Auslieferung.
  • Verkauf & Belege: Strukturierte Auftragsabwicklung von Angebot bis Rechnung mit individuell anpassbarer Oberfläche; integriertes Belegmanagement.
  • Lieferantenmanagement: Professionelle Pflege und Bewertung von Lieferantenbeziehungen.
  • Artikelstammdaten: Zentrale Verwaltung über den gesamten Produktlebenszyklus als Basis für alle Prozesse.

Für Dienstleistungsunternehmen

  • Projekt- und Ressourcensteuerung: Planung, Durchführung und Kontrolle von Dienstleistungsprojekten.
  • CRM-gestützte Kundenbetreuung: Integriertes Kundenmanagement für Akquise, Betreuung und Service.
  • BPM-gestützte Abläufe: Zeiterfassung und Routenplanung als Teil des Business Process Managements.

Übergreifende Vorteile

  • Modulare Struktur: Passgenaue Anpassung an Unternehmensprozesse und Branchenanforderungen.
  • Effizienz & Fehlerreduktion: Automatisierte Abläufe sparen Zeit und erhöhen die Datenqualität.
  • Transparenz in Echtzeit: Überblick über Umsatz, Aufträge, Rückstände und Bestände für bessere Entscheidungen.
  • Skalierbarkeit: Wächst mit dem Unternehmen, On-Premise oder On-Demand einsetzbar.

Kurz: Die SoftENGINE ERP-SUITE verknüpft WaWi, CRM und Finanzwesen nahtlos, schafft End-to-End-Prozesse vom Einkauf bis zur Rechnungsstellung und unterstützt Dienstleistungs-Workflows mit BPM und CRM – alles flexibel anpassbar für KMU

Die SoftENGINE ERP-SUITE wird bereits erfolgreich in verschiedenen Branchen eingesetzt. Hier ein
Überblick über die Hauptbereiche:

Kernbranchen

Handel

  • Optimierung von Einkauf und Lagerhaltung
  • Bestellwesen und automatisierte Lagerbewertung
  • Retourenmanagement
  • Multi-Channel-Verkäufe (z.B. über Amazon oder Shopify)

Produktion/Industrie

  • Variantenfertigung und Stücklistenverwaltung
  • Produktionsplanungssysteme (PPS)
  • Automatische Materialdisposition
  • Produktionsüberwachung

Dienstleistung

  • CRM-Module für Kundenmanagement
  • Zeiterfassung und Projektplanung
  • Ressourcenplanung
  • Automatisierte Erfassung abrechnungsrelevanter Daten

E-Commerce

  • Integration von Online-Plattformen (Shopware, WooCommerce)
  • Zentrale Verwaltung von Bestellungen, Versand und Lager
  • Echtzeit-Updates für optimale Bestandsführung

Spezielle Branchenlösungen

Die ERP-SUITE ist grundsätzlich so konzipiert, dass sie mit überschaubarem Aufwand hochspezialisierte
Branchenfunktionen entwickeln kann

Falls Ihre spezifische Branche nicht aufgeführt ist, empfiehlt sich eine direkte Kontaktaufnahme mit SoftENGINE

 

Die Warenwirtschaft der SoftENGINE ERP-SUITE unterstützt Unternehmen maßgeblich bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hier einige zentrale Vorteile und Funktionen:

  • Automatisierte Bestellvorschläge: Die ERP-SUITE erstellt auf Basis von Verkaufs- und Lagerbewegungsdaten automatisch Bestellvorschläge. Das spart Zeit und sorgt für fundierte Entscheidungen im Einkauf
  • Integrierte Datenquellen: Durch die Vernetzung mit anderen Modulen wie CRM, Business-Prozess-Management (BPM) und Finanzbuchhaltung entsteht eine durchgängige, digitale Prozesskette
  • Systemgestützte Entscheidungslogik: Die Software prüft Aufträge digital und erkennt Fehler (z. B. fehlende Zahlungen, unklare Adressen, nicht lagernde Artikel) frühzeitig. Über 42 vordefinierte Problemkategorien helfen, Stolpersteine zu vermeiden, und das System bietet direkt Lösungsvorschläge an.
  • Laufwegoptimierte Kommissionierung: Jeder Lagerplatz erhält eine eindeutige Pick-ID. Das System erstellt Picklisten nach der kürzesten Route, was die Wegezeiten der Mitarbeiter um bis zu 30 % reduziert. Mobile Datenerfassungsgeräte (MDEs) ermöglichen eine papierlose, effiziente Lagerarbeit.
  • Automatisierung im Versand: Versanddokumente werden automatisch generiert, Tracking-IDs eingelesen und Status-E-Mails an Kunden versendet. Die Kapazitäten am Packplatz werden berücksichtigt, um eine faire Arbeitslastverteilung zu gewährleisten.
  • Standortbezogenes Bestellwesen: Überbestände werden vermieden, da Bestellungen gezielt für einzelne Standorte gesteuert werden können.
  • Effiziente Überwachung und Nachverfolgung: Tools zur Überwachung überfälliger Lieferungen und zur Nachverfolgung von Anfragen sorgen für Transparenz und schnelle Reaktion.
  • Empfohlene Zusatzmodule: Der Versandschnittstellenmanager, die Packstation und MDE-Geräte bringen zusätzliche Effizienz und Automatisierung in die Prozesse.

Durch diese Funktionen werden Prozesse digitalisiert, Fehler reduziert und Ressourcen optimal genutzt. Das verschafft Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil und macht sie fit für die Zukunft.

Für die meisten KMU ist ein vollständiges ERP-System die bessere Wahl – eine Warenwirtschaft ist darin ein zentraler Teil. Warum?

Unterschied kurz erklärt

  • Warenwirtschaft: Fokus auf Warenfluss – Einkauf, Lager/Bestände, Logistik, Artikelstamm, Auftragsabwicklung, Lieferantenmanagement1.
  • ERP-System: Umfasst die Warenwirtschaft plus weitere Kernbereiche wie Finanzbuchhaltung (FiBu), CRM und zusätzliche Geschäftsprozesse – alles integriert in einer Plattform.

Vorteile eines kompletten ERP-Systems

  • Durchgängige Prozesse: Belege aus der Warenwirtschaft laufen nahtlos in FiBu und CRM weiter – weniger Medienbrüche, konsistente Daten
  • Mehr Transparenz: Gemeinsame Datenbasis über Einkauf, Verkauf, Lager, Kunden und Finanzen hinweg – bessere Entscheidungen in Echtzeit.
  • Skalierbarkeit: Wächst modular mit, lässt sich an Branchenanforderungen anpassen (Handel, Produktion, Dienstleistung, E‑Commerce).
  • E‑Commerce-Integration: Shop- und Marktplatzanbindung mit einheitlichem Bestell-, Lager- und Abrechnungsfluss – weniger Fehler, höhere Effizienz.

Wann reicht eine reine Warenwirtschaft?

  • Wenn primär Lager/Bestellwesen/Verkauf gebraucht werden und andere Bereiche bereits extern abgedeckt sind. Beachten Sie jedoch: Schnittstellenaufwände und doppelte Datenpflege können Vorteile schnell relativieren.

Empfehlung

  • Setzen Sie auf die SoftENGINE ERP-SUITE mit integrierter Warenwirtschaft. Sie erhalten eine ganzheitliche Lösung, die Prozesse durchgängig abbildet, Automationen ermöglicht und perspektivisch mit Ihrem Unternehmen mitwächst

Die Auswahl des richtigen Warenwirtschafts-Systems (WaWi) ist ein entscheidender Schritt für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Hier einige wichtige Kriterien und Tipps, wie Sie das passende System finden:

1. Anforderungen analysieren

Überlegen Sie, welche Prozesse Sie abbilden möchten (z. B. Einkauf, Lager, Logistik, Verkauf).

Zentrale Fragestellungen:

  • Wie viele Artikel und Transaktionen verwalten Sie?
  • Benötigen Sie Multi-Channel-Anbindungen (Online-Shop, Marktplätze)?
  • Welche Schnittstellen brauchen Sie (Buchhaltung, Versanddienstleister, Kassensystem)?
  • Arbeiten mehrere Standorte oder Lager zusammen?
  • Prüfen Sie, ob branchenspezifische Funktionen benötigt werden (z. B. Stücklisten für Produktion, E-Commerce-Anbindung für Onlinehandel).

2. Skalierbarkeit und Flexibilität

Das System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können und sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

Achten Sie auf individuelle Anpassungsmöglichkeiten, um Ihre spezifischen Prozesse optimal abzubilden.

3. Integration mit anderen Systemen

Ein modernes WaWi sollte nahtlos mit anderen Modulen wie CRM, Finanzbuchhaltung und E-Commerce-Plattformen zusammenarbeiten, um durchgängige Prozesse zu ermöglichen.

4. Automatisierung und Effizienz

Automatisierte Prozesse wie Bedarfsermittlung, Bestellvorschläge und Lagerverwaltung sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen.

5. Benutzerfreundlichkeit

Die Bedienoberfläche sollte intuitiv und individuell anpassbar sein, damit Ihre Mitarbeitenden effizient arbeiten können.

6. Zukunftssicherheit

Wählen Sie ein System, das regelmäßig aktualisiert wird und gesetzliche Anforderungen erfüllt.

7. Beratung und Testmöglichkeiten

Nutzen Sie kostenlose Erstgespräche oder einen ERP-Check, um herauszufinden, ob das System zu Ihrem Unternehmen passt.

8. Budget realistisch einschätzen

Berücksichtigen Sie nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch:

  • Einrichtung und Implementierung
  • Schulungen für Mitarbeiter
  • Datenmigration aus alten Systemen
  • Laufende Wartung und Updates
  • Eventuell benötigte Hardware

9. Cloud vs. On-Premise

Cloud-Lösungen: Geringere Anfangsinvestition, ortsunabhängiger Zugriff, automatische Updates, monatliche Kosten.

On-Premise: Einmalige höhere Investition, volle Datenkontrolle, keine Abhängigkeit vom Anbieter, eigene IT-Infrastruktur nötig.

10. Branchenspezifische Anforderungen

Suchen Sie nach Systemen, die Ihre Branche kennen. Ein WWS für Mode hat andere Anforderungen (Größen, Farben, Saisonware) als eines für Lebensmittel (MHD, Chargen) oder Technik (Seriennummern, Garantien).

11. Anbieter bewerten

  • Wie lange ist der Anbieter am Markt?
  • Wie ist der Support (Erreichbarkeit, Sprache, Reaktionszeit)?
  • Gibt es eine aktive Community oder Dokumentation?
  • Welche Referenzkunden gibt es?

SoftENGINE ERP-SUITE

Die SoftENGINE ERP-SUITE bietet eine umfassende Warenwirtschaft, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde und sich flexibel an verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen anpassen lässt. Sie profitieren von einer modularen Struktur, Automatisierung, Integration und hoher Anpassungsfähigkeit.

Tipp: Starten Sie mit einer Bedarfsanalyse und lassen Sie sich von SoftENGINE oder einem Vertriebspartner beraten, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

 

Ja, moderne Warenwirtschaftssysteme bieten Schnittstellen zu Online-Shops und Marktplätzen.

So werden Lagerbestände automatisch aktualisiert und Bestellungen effizient abgewickelt, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind. Viele unserer Kunden setzen die ERP-SUITE im E-Commerce vollumfänglich ein.

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) unterstützt Unternehmen dabei, Warenströme effizient zu steuern – vom Einkauf über das Lager bis zum Verkauf.

Die wichtigsten Vorteile

Transparente Bestände in Echtzeit: Unternehmen wissen jederzeit, welche Artikel verfügbar, reserviert oder nachbestellt sind. Das reduziert Fehlbestände, Überlagerung und unnötige Kapitalbindung. 

Schnellere und präzisere Prozesse: Erfassung, Umbuchungen, Inventuren, Wareneingänge oder Versandprozesse laufen digital, fehlerarm und deutlich schneller ab.

Automatisierte Einkaufs- und Dispositionsprozesse: Bedarfe werden automatisch ermittelt, Bestellvorschläge erstellt und Lieferzeiten besser kalkuliert – ideal für eine verlässliche Warenverfügbarkeit. 

Verbessertes Kundenmanagement: Mit genauen Beständen und Lieferzeiten kann der Vertrieb Kund*innen zuverlässigere Auskünfte geben und schneller liefern.

Weniger Fehler dank zentraler Datenbasis: Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Stammdaten – das verhindert Dubletten, Falschbuchungen oder veraltete Infos. 

Höhere Wirtschaftlichkeit: Durch optimierte Lagerprozesse, reduzierte Kosten, geringere Bestände und weniger manuelle Arbeit steigt die Effizienz im gesamten Unternehmen. 

Klare Auswertungen & bessere Entscheidungen: Dashboards, Infopools oder Reports zeigen, welche Artikel sich gut verkaufen, wo Engpässe entstehen oder welche Lieferanten performen – und ermöglichen eine vorausschauende Steuerung. 

Die Mobile Datenerfassung (MDE) ist heute ein zentraler Baustein moderner Lagerverwaltung. Sie sorgt dafür, dass alle Lagerprozesse digital, schnell und fehlerfrei ablaufen. 
 
Die SoftENGINE ERP-SUITE in Verbindung mit moderner MDE ermöglicht es, Lagerprozesse durchgängig digital und deutlich effizienter zu gestalten. Prozesse wie Wareneingang, Kommissionierung, Umlagerung oder Inventur erfolgen direkt vor Ort und die Buchungen fließen in Echtzeit ins ERP-System.

Dadurch werden Zettelwirtschaft, Doppelerfassungen und unnötige Wege vermieden.

Die Einführung der Warenwirtschaft in der SoftENGINE ERP-SUITE erfolgt in mehreren Schritten und
sollte gut vorbereitet werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Phasen:

Vorbereitung und Planung:

  • Zunächst ist es wichtig, die notwendigen Unternehmensprozesse zu analysieren und zu
    definieren, welche Abläufe in der Warenwirtschaft abgebildet werden sollen.
  • Es empfiehlt sich, bekannte und potenzielle Problemfelder im Vorfeld zu identifizieren, um diese
    gezielt im System zu berücksichtigen.

Systemeinrichtung:

  • Die grundlegenden Stammdaten wie Adressen, Artikel- und Lagerführungsdaten werden
    angelegt.
  • Im Einrichtungsassistenten können spezifische Einstellungen, wie Problemkategorien oder
    Lieferkategorien (z. B. Spediteur, Gefahrengut, Kühlketten, Kundenkategorien), vorgenommen
    werden.
  • Es wird festgelegt, ob Teillieferungen erlaubt sind, wie viele Boxen verwendet werden dürfen
    und wer die Lieferung transportiert.

Migration (bei Umstieg von einem Altsystem):

  • Falls Sie von einem älteren System wechseln, gibt es Tools und Assistenten, um Daten wie
    Lagerbestände und Aufträge zu migrieren.

Testphase und Schulung:

  • Nach der Einrichtung empfiehlt es sich, Testläufe durchzuführen, um die Prozesse zu
    überprüfen.
  • Schulungen für die Anwender sind sinnvoll, damit alle Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen
    vertraut sind.

Go-Live und Nachjustierung:

  • Nach erfolgreicher Testphase wird das System produktiv geschaltet.
  • Im laufenden Betrieb können Einstellungen und Prozesse weiter angepasst und optimiert
    werden.

Die SoftENGINE ERP-SUITE bietet zahlreiche Hilfestellungen, wie z. B. den CAMPUS mit Schulungsvideos
und Workshops, um den Einstieg zu erleichtern und spezifische Fragen zu klären.

Zusammengefasst: Die Einführung der Warenwirtschaft ist ein strukturierter Prozess, der von der
Planung über die Einrichtung und Schulung bis hin zur laufenden Optimierung reicht. Eine gute
Vorbereitung und die Nutzung der vorhandenen Ressourcen sind dabei entscheidend für den Erfolg.

 

SoftENGINE bietet sowohl eine Cloud-Version als auch eine On-Premise-Variante der ERP-SUITE an.

  • Die Cloud-Version ermöglicht den Zugriff von überall, erfordert keinen eigenen Server und
    reduziert den Wartungs- und Updateaufwand. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit
    flexiblen Arbeitsplätzen, mehreren Standorten oder ohne eigene IT-Infrastruktur. Allerdings ist
    eine stabile Internetverbindung notwendig, und Fragen zur Datensicherheit sowie zum HostingStandort sollten im Vorfeld geklärt werden. Der Funktionsumfang kann in Einzelfällen von der
    On-Premise-Variante abweichen.
  • Die On-Premise-Variante wird auf eigenen Servern betrieben und bietet damit maximale
    Kontrolle über Daten und Infrastruktur.

SoftENGINE berät Sie gerne, welche Lösung am besten zu Ihrem Geschäftsmodell, Ihrer IT und Ihren
Wachstumsplänen passt.

 

Bereitstellung von Updates und neuen Versionen

SoftENGINE stellt Updates und neue Versionen der ERP-SUITE über verschiedene Kanäle bereit:

Download-Quellen

  • OneDrive/SharePoint: Aktuelle Versionen werden über OneDrive bzw. SharePoint zur Verfügung gestellt. Dies ist mittlerweile der Hauptweg für die Bereitstellung neuer Versionen.
  • Nightly Builds: Täglich werden sogenannte “Nightly Build Patch”-Versionen erstellt, die die aktuellsten Änderungen des
    Vortages enthalten. Diese finden Sie in entsprechenden Verzeichnissen, unterteilt nach ERP-SUITE WinUI (früher BüroWARE) und ERP-SUITE WebUI (früher WEBWARE).

Zugriff auf Updates

Für den Zugriff auf die Versionen benötigen Sie entsprechende Zugangsdaten, die Sie in Ihrem SoftENGINE.me Service-Account finden. 

Wichtige Hinweise

  • Jede Setup-Datei ist gleichzeitig auch die Update-Datei
  • Bei der ERP-SUITE App können Updates direkt über die Anwendung durchgeführt werden

Whitepaper SoftENGINE ERP-SUITE Auswertungen und Analyse

Füllen Sie das Kontaktformular aus und erhalten Sie das Whitepaper zum Thema Auswertungen und Analyse
in der ERP-SUITE

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