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Intelligenter Buchungsassistent in der ERP – Ein Einstieg in den INBU
Buchhaltung ist oft zeitintensiv – insbesondere, wenn jede Kontobewegung manuell geprüft, zugeordnet und verbucht werden muss. Hier setzt der Intelligente Buchungsassistent der SoftENGINE ERP-SUITE an. Er automatisiert manuelle Buchhaltungsprozesse, übernimmt Routinetätigkeiten und stellt so sicher, dass Finanzdaten schnellstmöglich aktuell sind.
So behalten Sie den Überblick über Ihre Liquidität, können schneller reagieren und haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Der SoftENGINE ERP-Podcast
Mehr Informationen rund um das Thema Intelligenter Buchungsassist erhalten Sie in der Podcast Folge:
„Intelligent Buchen – Mit dem Autopiloten für Ihre Buchhaltung“
Automatisierung vom Kontoauszug bis zur Buchung
Kontoauszüge automatisch einlesen
Der Intelligente Buchungsassistent importiert Kontoauszüge von Banken und Zahlungsdienstleistern wie beispielsweise PayPal oder Klarna in die Finanzbuchhaltung. In Kombination mit dem E-Banking lassen sich die meisten dieser Kontoauszüge sogar direkt von der jeweiligen Bank bzw. dem Zahlungsdienstleister abrufen.
Intelligente Buchungsvorschläge
Der Buchungsassistent durchsucht eingehende Umsatzdaten nach verschiedenen Kriterien. Dabei werden bekannte IBAN-Nummern ebenso geprüft wie Übereinstimmungen in Rechnungsnummern, Beträgen, vorangegangenen Buchungen und vordefinierten Filtern. Bemerkenswert ist auch, dass sogar noch ungebuchte Belege der Warenwirtschaft für Buchungsvorschläge herangezogen werden können.
Auf dieser Basis schlägt der Assistent passende Buchungen vor. In der Praxis hat sich gezeigt, dass so mehr als 90 % aller Vorgänge automatisch verarbeitet werden konnten.
Ampelsystem für Sicherheit
Grün heißt: Buchung kann sofort verbucht werden.
Gelb bedeutet, dass sich größtenteils sicher ist, jedoch eine Prüfung des Vorschlags mit manueller Bestätigung empfohlen wird.
Rot zeigt an, dass keine eindeutige Zuordnung möglich war und eine manuelle Buchung erfolgen muss.
So werden Fehler minimiert, ohne dass Sie jede Buchung einzeln prüfen müssen. Parameter, welche die Einordnung in die Ampelkategorien beeinflussen, lassen sich anpassen, so dass Sie mit zunehmender Erfahrung in diesem System Feineinstellungen vornehmen können.
Eine Lernfunktion, die sich anpasst
Der Buchungsassistent wird mit jedem Buchungsvorgang präziser. Manuelle Buchungen und ausgeführte Korrekturen stehen beim nächsten Kontoauszug als Wissensbasis zur Verfügung und werden bei den folgenden Buchungsvorschlägen bereits berücksichtigt.
So sinkt der manuelle Aufwand stetig, während Geschwindigkeit und Genauigkeit steigen.
Erfahren Sie mehr über die intelligenten Systeme in der SoftENGINE ERP-SUITE!
Flexible Konten und individuelle Erkennungslogik
Standard- und Individualkonten
Der Buchungsassistent bietet seine Funktionalität nicht nur für die Konten der Standardkontenrahmen wie SKR03 und SKR04 sondern auch für alle individuell eingerichteten Konten sowie Unterkonten und unterstützt ebenso Kostenrechnungsangaben.
Er lässt sich somit direkt in bestehende Buchhaltungsstrukturen integrieren.
Individuelle Erkennungslogik
Ihnen stehen zwei unterschiedliche Wege offen, um eigene Erkennungen zu definieren.
Die eine Möglichkeit ist, Buchungen über sogenannte Sachkontenfilter vorzugeben. Damit lassen sich sowohl einfache wie auch komplexe Buchungen – etwa die Aufteilung von Kosten auf mehrere Konten und Kostenstellen generieren.
Weitreichende Individualisierungsmöglichkeiten ergeben sich durch komplett individuelle Erkennungslogiken. Hier lässt sich vorgeben, welche Informationen aus den Kontoauszügen oder Umsatzberichten der Zahlungsdienstleister für eine Erkennung herangezogen und mit welchen Daten diese verglichen werden sollen. Dabei lassen sich sowohl Buchhaltungsdaten wie auch Warenwirtschaftsbelege für die Vorschläge heranziehen.
Mit individuellen Erkennungsregeln automatisieren Sie spezielle Geschäftsvorfälle, die in Standardprozessen oft manuell bearbeitet werden müssen. Das spart besonders in Unternehmen mit komplexen und sehr speziellen Vorgängen viel Zeit.
Automatisierungspotential über die Finanzbuchhaltung hinaus
Zusammenspiel von Intelligentem Buchungsassistenten und Warenwirtschaft
Aus der Möglichkeit des Buchungsassistenten, direkt auf Warenwirtschaftsinformationen zuzugreifen, können direkt Warenwirtschaftsprozesse gestartet bzw. beeinflusst werden. So können beispielsweise Shop-Aufträge überwacht und bei Vorkasse-Zahlungseingängen automatisch im Liefersystem zu Kommissionierung und Versand freigegeben werden.
Die Vorteile im Überblick
Bis über 90 % automatisierte Buchungen
Deutliche Zeitersparnis – Anwender sparen bis zu 7 Arbeitstage pro Monat
Fehlerreduktion durch intelligente Vorschläge
Nahtlose Integration in Warenwirtschaft, CRM, BPM und Kasse
Schnellere Warenfreigabe durch sofortige Verbuchung von Zahlungseingängen
Fazit – Mehr Effizienz, weniger Aufwand
Der Intelligente Buchungsassistent ist weit mehr als ein Buchhaltungswerkzeug – er ist Ihr persönlicher Finanzassistent in der SoftENGINE ERP-SUITE. Durch intelligente Automatisierung, kontinuierliches Lernen und flexible Anpassungsmöglichkeiten sorgt er für fehlerfreie, schnelle und transparente Finanzprozesse.
Durch Einbeziehung der Warenwirtschaftsbelege werden durch den Assistenten auch Prozesse in anderen Fachbereichen wesentlich beschleunigt.
Von der ersten eingelesenen Transaktion bis zur letzten ausgeglichenen Rechnung läuft Ihre Buchhaltung wie von selbst – und Sie gewinnen Zeit für das, was Ihr Unternehmen wirklich weiterbringt.
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